Att starta ett aktiebolag inom restaurangbranschen kan vara ett spännande sätt att bygga en verksamhet inom mat, dryck och service. Samtidigt är restaurangbranschen en verksamhet där det är extra viktigt att ha kontroll på ekonomi, tillstånd, livsmedelshantering, personal och inköp redan från början.
Det räcker alltså inte att hitta en lokal och öppna dörrarna. Innan den första gästen kan beställa mat behöver flera praktiska och juridiska delar vara på plats.
Här går vi igenom de viktigaste stegen – från affärsidé och bolagsbildning till lokal, registreringar, livsmedel, alkohol, personal, ekonomi och marknadsföring.
1. Börja med affärsidén
Det första steget är att bestämma vilken typ av restaurang du vill driva.
Det kan exempelvis vara:
- restaurang
- café
- bar
- lunchrestaurang
- pizzeria som Domino i Uppsala
- foodtruck
- bistro
- snabbmatsrestaurang
- catering
- Hotell som The Winery hotell och hotell Kung Carl i Stockholm
- restaurang med takeaway
- restaurang med både servering och hemleverans
Försök att vara tydlig med vad som ska göra just din verksamhet intressant.
Ska restaurangen exempelvis vara känd för sina hamburgare? Italiensk mat? Husmanskost? Vegetariska rätter? Fine dining? Frukost och brunch? Eller kanske ett koncept där restaurang och butik kombineras?
En tydlig idé gör det betydligt enklare att senare bestämma lokal, meny, priser, marknadsföring och målgrupp.
2. Gör en realistisk budget
Restaurangverksamhet kan kräva ganska mycket kapital innan verksamheten ens har öppnat.
Du behöver bland annat räkna på:
- hyra och eventuell deposition
- ombyggnation av lokalen
- köksutrustning
- ventilation
- kyl och frys
- diskmaskin
- kaffemaskin
- möbler
- porslin och glas
- kassasystem
- råvaror
- skyltar
- försäkringar
- bokföring
- marknadsföring
- löner
- arbetsgivaravgifter
- el och andra driftkostnader
- eventuella tillstånd och avgifter
Det är också viktigt att ha pengar kvar efter öppningen.
En vanlig miss är att lägga nästan hela kapitalet på att bygga restaurangen och sedan upptäcka att det saknas pengar till löner, råvaror och andra löpande kostnader under de första månaderna.
Gör därför en likviditetsbudget
En resultatbudget visar om verksamheten förväntas gå med vinst eller förlust.
En likviditetsbudget visar något annat:
Finns pengarna faktiskt på företagets konto när räkningarna ska betalas?
Det är särskilt viktigt i restaurangbranschen eftersom pengarna kan behöva betalas ut långt innan verksamheten hunnit få upp sin försäljning.
3. Starta själva aktiebolaget
När du har bestämt dig för att driva verksamheten som aktiebolag behöver bolaget bildas och registreras.
Du behöver bland annat bestämma:
- företagsnamn
- verksamhetsbeskrivning
- aktiekapital
- styrelse
- aktieägare
- räkenskapsår
Ett aktiebolag är en egen juridisk person. Det innebär att bolaget är den som ingår avtal, hyr lokalen, köper varor och bedriver restaurangverksamheten.
När bolaget är registrerat behöver du även ordna företagets praktiska ekonomi, exempelvis företagskonto och bokföring.
Det är klokt att hålla företagets ekonomi helt åtskild från privatekonomin.
4. Registrera företaget för skatt och moms
Restaurangbolaget behöver ha rätt skatteregistreringar.
Det kan bland annat handla om:
- F-skatt
- momsregistrering
- arbetsgivarregistrering om företaget ska ha anställda
Vilken moms som gäller beror på vad du säljer och hur försäljningen sker. Restaurangverksamhet kan dessutom ha olika momssatser beroende på exempelvis om det är mat som serveras på plats eller livsmedel som säljs för avhämtning.
Därför är det viktigt att kassasystemet och bokföringen är korrekt inställda från början.
5. Hitta rätt restauranglokal
Lokalen är en av de viktigaste delarna av hela verksamheten.
En billig lokal är inte automatiskt en bra lokal.
Det kan vara bättre att betala lite mer för en lokal med rätt läge och fungerande restaurangförutsättningar än att välja en billig lokal som kräver en omfattande och dyr ombyggnation.
Kontrollera exempelvis:
Är lokalen godkänd och lämplig för den verksamhet du planerar?
Finns tillräcklig ventilation?
Finns fettavskiljare om det behövs?
Finns fungerande avlopp och vatten?
Finns tillräcklig elkapacitet?
Får lokalen användas som restaurang?
Finns möjlighet till varumottagning?
Finns plats för sopor och återvinning?
Finns toaletter enligt de krav som gäller för verksamheten?
Det är mycket viktigt att undersöka sådant innan du skriver på ett långt hyresavtal.
6. Kontrollera lokalen innan du skriver kontrakt
Det här är ett av de viktigaste råden för den som ska starta restaurang.
Skriv inte bara på ett hyresavtal för att lokalen ser bra ut.
Om du exempelvis behöver bygga om ventilationen, installera fettavskiljare eller göra omfattande förändringar kan kostnaden bli mycket hög.
Ta därför reda på vilka krav som gäller för just den lokal du vill använda och vilken verksamhet som får bedrivas där.
Det är också klokt att diskutera lokalen med kommunen innan du investerar stora summor i ombyggnad.
7. Registrera livsmedelsverksamheten
En restaurang är en livsmedelsverksamhet och måste uppfylla reglerna för livsmedelshantering.
Du behöver normalt registrera livsmedelsverksamheten hos kommunen innan du börjar bedriva verksamheten.
Det handlar bland annat om att kunna visa att maten hanteras på ett säkert sätt.
Det gäller exempelvis:
- temperaturer
- hygien
- rengöring
- förvaring
- allergener
- råvaror
- skadedjur
- personalens hygien
- spårbarhet
Restaurangen behöver ha rutiner som gör att du kan kontrollera att livsmedelshanteringen fungerar.
8. Tänk igenom köket
Ett restaurangkök behöver vara praktiskt – inte bara snyggt.
Flödet är viktigt.
Råvaror ska kunna tas emot, förvaras, förberedas, tillagas och serveras utan att olika delar av verksamheten skapar onödiga hygieniska risker.
Tänk exempelvis på placeringen av:
- kyl
- frys
- arbetsbänkar
- ugn
- spis
- fritös
- diskmaskin
- handtvätt
- torrförråd
- sophantering
En genomtänkt planering kan dessutom spara mycket tid för personalen.
I en restaurang där personalen springer fram och tillbaka flera meter extra för varje beställning kan ineffektiviteten snabbt bli dyr.
9. Ska restaurangen servera alkohol?
Om du vill servera alkohol behöver du kontrollera reglerna för serveringstillstånd.
Detta är en separat fråga från att starta själva aktiebolaget.
Kommunen prövar bland annat verksamheten, lokalen och den eller de personer som söker tillståndet.
Det kan finnas krav på exempelvis:
- lämplighet
- kunskap om alkohollagstiftningen
- serveringsansvar
- matutbud
- lokalens utformning
- ordning och nykterhet
Det är därför klokt att börja undersöka alkoholtillståndet tidigt om alkohol ska vara en viktig del av restaurangens affärsmodell.
10. Kassasystem och betalningar
Restaurangen behöver ett fungerande kassasystem som passar verksamheten.
Du kan behöva hantera:
- kortbetalningar
- kontanter
- Swish
- presentkort
- takeaway
- eventuella leveransplattformar
- olika momssatser
Kassasystemet behöver också fungera tillsammans med bokföringen.
Välj inte bara det billigaste systemet. Ett bra system kan spara mycket administration.
11. Menyn måste vara lönsam
En god maträtt är inte automatiskt en lönsam maträtt.
Du behöver veta vad varje portion faktiskt kostar.
Om en rätt säljs för exempelvis 179 kronor behöver du veta:
- råvarukostnaden
- eventuell emballagekostnad
- personalkostnad
- moms
- betalningsavgifter
- andra kostnader
Det är därför viktigt att beräkna kostnaden per portion.
Om restaurangen exempelvis säljer en populär rätt väldigt billigt kan det faktiskt vara den rätt som skapar mest problem för ekonomin.
Målet är inte bara att sälja mycket.
Målet är att sälja lönsamt.
12. Inköp och leverantörer
Restaurangen kommer att behöva ett stort antal leverantörer.
Det kan exempelvis vara:
- grossister
- lokala producenter
- bagerier
- dryckesleverantörer
- kaffeleverantörer
- kött- och fiskleverantörer
- grönsaksgrossister
- städföretag
- förbrukningsmaterial
Jämför priser och leveransvillkor.
Det är också bra att ha alternativ om en viktig leverantör plötsligt får slut på en produkt.
13. Personal
Restaurangbranschen är personalintensiv.
Du kan behöva anställa exempelvis:
- kock
- köksbiträde
- servitör
- bartender
- restaurangchef
- diskpersonal
När du anställer behöver du ta hänsyn till lön, arbetsgivaravgifter, semester, arbetstid och andra arbetsgivarfrågor.
Om verksamheten ska ha kollektivavtal behöver du också sätta dig in i vad det innebär.
Det är viktigt att göra en realistisk bemanningsplan.
Att ha för många personer på plats kan bli mycket dyrt.
Att ha för få kan däremot leda till dålig service och missnöjda kunder.
14. Försäkring
En restaurang bör ha relevanta företagsförsäkringar.
Exakt vilka försäkringar som behövs beror på verksamheten, men det kan exempelvis handla om skydd för:
- egendom
- ansvar
- avbrott
- maskiner
- inventarier
Om restaurangen exempelvis drabbas av en större skada kan det vara avgörande att ha rätt försäkringsskydd.
15. Marknadsföringen måste börja före öppningen
Vänta inte tills restaurangen öppnar med marknadsföringen.
Börja bygga intresse tidigare.
Använd exempelvis:
- TikTok
- restaurangens egen webbplats
- lokala medier
- samarbeten
- nyhetsbrev
Visa gärna hur lokalen växer fram, presentera maten och berätta om människorna bakom restaurangen.
Målet är att människor ska känna:
”Den där restaurangen vill jag prova.”
innan dörrarna ens öppnar.
16. Google är särskilt viktigt
En person som är hungrig och befinner sig i en stad söker ofta direkt efter exempelvis:
”restaurang nära mig”
eller
”bästa restaurangen i Uppsala”
Därför är restaurangens synlighet på Google mycket viktig.
Se till att företaget har en korrekt Google-profil med:
- namn
- adress
- telefonnummer
- öppettider
- webbplats
- bilder
- meny
- recensioner
Bra bilder är också mycket viktiga.
En restaurang säljer inte bara mat.
Den säljer en upplevelse.
17. Tänk på recensionerna
De första recensionerna kan få stor betydelse.
Se därför till att de första kunderna får en bra upplevelse.
Det handlar inte bara om maten utan också om:
- bemötande
- väntetid
- renlighet
- miljö
- ljudnivå
- presentation
- betalning
- helhetsintryck
Missnöjda kunder kan snabbt påverka en ny restaurangs rykte.
Samtidigt ska man inte vara rädd för recensioner. Även en restaurang som gör mycket bra ifrån sig kommer ibland att få kritik.
Det viktiga är att lyssna på återkommande problem och förbättra verksamheten.
18. Ha kontroll på ekonomin varje vecka
Vänta inte tills bokföringen är klar flera månader senare.
Som restaurangägare bör du löpande följa exempelvis:
Omsättning
Råvarukostnad
Personalkostnad
Hyra
Övriga kostnader
Bruttovinst
Resultat
Kassaflöde
Det gör att du snabbare kan upptäcka problem.
Om försäljningen minskar behöver du veta det direkt – inte tre månader senare.
19. Börja hellre kontrollerat än för stort
Det är lätt att bli entusiastisk och vilja skapa en enorm meny, anställa många personer och köpa in dyr utrustning från början.
Men en mindre och genomtänkt restaurang kan vara enklare att driva.
En meny med 25 rätter kan exempelvis kräva betydligt mer lagerhållning än en meny med 10 väl utvalda rätter.
Färre råvaror kan dessutom innebära mindre svinn.
När verksamheten växer kan sortimentet utvecklas.
20. Restaurangens viktigaste fråga
Den viktigaste frågan är egentligen ganska enkel:
Hur tjänar restaurangen pengar?
Det räcker inte att ha många kunder.
Du behöver veta hur mycket varje kund genererar och hur mycket som blir kvar efter kostnaderna.
En restaurang med fullsatt matsal kan faktiskt gå dåligt om priserna är för låga, personalstyrkan är för stor eller råvarukostnaden är för hög.
En mindre restaurang med färre kunder kan däremot vara mycket lönsam om verksamheten är effektiv.
Sammanfattning
Att starta ett AB inom restaurangbranschen innebär alltså betydligt mer än att registrera ett aktiebolag.
Du behöver tänka igenom:
- Affärsidén
- Budget och finansiering
- Aktiebolaget
- Skatt och moms
- Restauranglokalen
- Ventilation och tekniska krav
- Livsmedelsregistrering
- Kök och utrustning
- Eventuellt serveringstillstånd
- Kassasystem och betalningar
- Meny och prissättning
- Leverantörer
- Personal
- Försäkringar
- Marknadsföring
- Google och recensioner
- Löpande ekonomi
Det bästa är att se restaurangen som tre verksamheter i en: matlagning, service och ekonomi. Alla tre måste fungera samtidigt.
En restaurang kan ha fantastisk mat men dålig ekonomi. Den kan ha bra ekonomi men dålig service. Eller vara populär men ändå ha för små marginaler.
Den verkligt framgångsrika restaurangen är den där kunden vill komma tillbaka, personalen kan arbeta effektivt och företaget faktiskt tjänar pengar.
För ibland är det inte själva resan som är målet – utan allt gott och trevligt man hittar längs vägen.
-
Hotell Stella
-
Duvan Hotell
-
Home Hotel Uppsala (tidigare Clarion Collection)
Lämna ett svar